Znalezienie miejsca na wesele, które spełni Wasze oczekiwania estetyczne i wpisze się w stylistykę, motyw Waszej uroczystości to dopiero połowa sukcesu. Przy wyborze weselnego obiektu niemniej ważne – jeśli nie istotniejsze – są kwestie, które roboczo możemy nazwać „technicznymi”. Wyprawiając wesele stajecie się organizatorem, ba, gospodarzem poważnego eventu, często liczącego ponad 100 osób. Warto więc najmując lokal, upewnić się co do kilku kwestii, które sprawią, że w Waszym wyjątkowym dniu będziecie czuć się komfortowo i pewnie. Zadbajcie, żeby miejsce Waszego wesela nie tylko pięknie prezentowało się na zdjęciach, ale było też dobrze przygotowane pod względem infrastruktury czy jedzenia.

Kiedy już znajdziecie swoją wymarzoną salę, pensjonat, hotel, pierwszą rzeczą, którą musicie zrobić jest podliczenie liczby gości. Dowiedzcie się, czy lokal, który wpadł Wam w oko zdoła ugościć wszystkich Waszych weselników. Może się również zdarzyć, że dany obiekt podejmuje się organizacji przyjęć weselnych tylko powyżej pewnej liczby gości np. 70. Oszacowanie wielkości wesela pozwoli Wam odpowiedzieć na pytanie, czy spełniacie to minimum i / lub też czy mieścicie się w „górnej granicy” – nie macie zbyt dużej liczby gości by wyprawić wesele w wybranej sali, obiekcie.

Kiedy wstępna liczba gości weselnych będzie już Wam znana, możecie skontaktować się z kierownikiem / managerem wybranego obiektu i zapytać o dostępność wybranych przez Was terminów. Pamiętajcie, że najpopularniejsze obiekty mają zarezerwowane terminy na rok, dwa lata do przodu. Coraz popularniejsze są jednak śluby i wesela organizowane poza weekendem np. w środy albo w piątki. Korespondując z przedstawicielem upatrzonego miejsca na wesele podpytajcie o tę opcję, jeśli oczywiście dopuszczacie ślub i wesele w tygodniu. Warto natomiast wiedzieć, że w przypadku wesel organizowanych w tygodniu obiekty mogą znacznie ograniczyć liczbę gości (w tygodniu organizowane są mniejsze wesela, w weekend większe) oraz nie organizować poprawin.

Mając już na oku dane miejsce, jeśli nie znaleźliście go w oparciu o rekomendacje kogoś bliskiego, zróbcie research – popytajcie znajomych, rodziny, czy ktoś świętował ważną uroczystość w tym miejscu. Jeśli tak, to jak to wspominają: co im się podobało, a co niekoniecznie. Gdyby wśród Waszych znajomych, najbliższych nikt wcześniej nie odwiedził wybranego przez Was miejsca, warto poszukać opinii na jego temat na internetowych forach, czy w mediach społecznościowych. Pamiętajcie jednak, że w Internecie zdarza się, że opinie zamieszczają sami właściciele danego obiektu albo nieuczciwa konkurencja. Jeśli miejsce, które wstępnie wybraliście ma ogólnodostępną restaurację, z pewnością warto się do niej wybrać incognito, by przyjrzeć się wystrojowi, sali,  infrastrukturze sanitariatów i pokosztować oferowanej kuchni.

Gdy zbierzecie już opinie o obiekcie, które upewnią Was w dokonanym wyborze, a interesująca Was data uroczystości będzie dostępna, poproście o przedstawienie wzoru umowy. Ja wybierając salę, czy rozważając podjęcie współpracy z każdym innym usługodawcą zawsze proszę o przesłanie wzoru umowy mailem. Na spokojnie, w domowych pieleszach, zapoznaję się z zapisami umowy i wynotowuję wszystkie swoje wątpliwości i pytania, które następnie poruszam podczas bezpośredniego spotkania. Otrzymanie umowy przed spotkaniem daje Wam możliwość spokojnego, dokładnego zapoznania się z jej zapisami bez niepotrzebnej presji czasu i „wiszącymi” nad Wami usługodawcami.

Czytając umowę powinniście tam znaleźć takie informacje jak: koszt najęcia sali, godziny, w których obiekt będzie Wam udostępniony (my nasze miejsce na wesele mamy już do dyspozycji od piątku po południu) oraz koszt tzw. „talerzyka”, czyli kwotę, jaką będziecie musieli uiścić za jedzenie dla każdego swojego gościa. Umowa powinna zawierać przykładowe menu tak, żebyście wiedzieli co mniej więcej obejmuje kwota „talerzyka” np. ile dań będzie serwowanych podczas wesela, czy menu obejmuje desery i ciasta, jakie potrawy znajdą się na „szwedzkim stole”.  Jeśli wyprawiacie wesele razem z poprawinami w umowie powinny zostać zawarte także koszty organizacji tej części uroczystości. Czytając zapisy dotyczące menu zwróćcie uwagę, czy lokal oferuje zniżki dla dzieci. Zwykle jest tak, że za „talerzyk” dla dziecka zapłacimy 50% normalnej stawki. Jeśli umowa nie porusza tej kwestii, warto o nią zapytać podczas bezpośredniego spotkania.

Koniecznie zwróćcie też uwagę na zapisy dotyczące alkoholu i napojów. Napoje zazwyczaj są dodatkowym kosztem dla pary młodej, która musi je zakupić na własną rękę. W przypadku alkoholu wiele lokali praktykuje tzw. korkowe, czyli opłatę za serwis (przechowywanie, schłodzenie trunków, zapewnienie szkła, serwowanie podczas przyjęcia). Korkowe może być naliczane od każdej wniesionej butelki, od każdej otwartej butelki lub może być kwotą zryczałtowaną – odgórnie ustaloną bez względu na ilość butelek. Dołóżcie więc wszelkich starań by doprecyzowanie tematu alkoholu i napojów znalazło się w Waszej umowie.

Czytając zapisy umowy, zwróćcie też uwagę, na ile dni przed weselem musicie podać ostateczną liczbę gości oraz na ile dni od daty podpisania umowy musicie wpłacić opłatę rezerwacyjną, zaliczkę, bądź zadatek oraz kolejną transzę kwoty. Zwykle finalne rozliczenie z usługodawcą następuje w dniu uroczystości.

Jeśli organizujecie dla swoich gości noclegi, dowiedzcie się czy lokal, w którym urządzacie wesele, zdoła pomieścić wszystkich weselników i jaki jest koszt noclegu. W sytuacji, kiedy wybrany przez Was obiekt nie dysponuje bazą noclegową lub ma za mało miejsc, podpytajcie jego przedstawicieli, jakie miejsca w okolicy mogą polecić. Bardzo często obiekty nieposiadające miejsc noclegowych lub z małą ich liczbą współpracują z zaprzyjaźnionymi pobliskimi lokalami.  Przedstawicieli sali, obiektu, który wybraliście na miejsce swojej uroczystości warto także podpytać o zespół muzyczny, florystkę, czy fotografa. Obiekty, które specjalizują się w organizacji wesel bardzo często mają sprawdzonych usługodawców, których mogą nam polecić. My w ten sposób znaleźliśmy zespół, który będzie czuwał nad oprawą muzyczną naszej uroczystości 😉 Spytajcie też o dodatkowe atrakcje, które możecie zorganizować w obiekcie np. jeśli marzy Wam się pokaz sztucznych ogni podczas Waszego wesela koniecznie zweryfikujcie, czy nie ma żadnych przeciwwskazań do jego organizacji. My marzymy o ognisku w dniu ślubu i jeśli tylko pogoda dopisze, wiemy, że organizacja tego pomysłu w wybranym przez nas miejscu na wesele będzie możliwa.  Podczas wesela będziemy też potrzebowali rzutnika i wszelkich udogodnień by móc zorganizować dla naszych gości mini – seans filmowy. O te kwestie też podpytaliśmy jeszcze przed podpisaniem umowy, tak by potem nie być niemiło rozczarowanym, że nasze plany nie będą mogły być zrealizowane.

Dla mnie, przy ostatecznym wyborze miejsca na wesele, znaczenie miał też jeszcze jeden czynnik – sprawność kontaktu z przedstawicielem lokalu. Korespondując, kontaktując się z przedstawicielami wybranych miejsc zwracałam uwagę jak szybko otrzymuję odpowiedź oraz na ile jest ona wyczerpująca i odpowiada na moje pytania, wątpliwości. Podczas zaś bezpośredniego spotkania zwracałam uwagę, czy między osobą reprezentującą lokal i nami jest tzw. „chemia”, czy „nadajemy na tych samych falach”. Szalenie ważne było dla mnie by dobrze dogadywać się z osobą, z którą przyjdzie mi organizować jeden z najważniejszych dni w moim życiu.

 Polna Zdrój, Wleń 

Tak się złożyło, że wszystkie nasze oczekiwania, na etapie weryfikacji ofert, znalazły spełnienie w jednym miejscu … niepozornej, a zarazem magicznej Polnej Zdrój, w malutkim Wleniu zlokalizowanym gdzieś na końcu świata i to właśnie tam 08.06.2019 przeżyjemy wraz ze wszystkimi bliskimi jeden z najważniejszych dni w naszym życiu. Już nie mogę się doczekać 😊